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Programar una reunión

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Planifique y organice reuniones fácilmente utilizando Connect Portal. Esta función le permite programar reuniones con antelación y gestionar las recurrentes, garantizando una colaboración eficiente.

Programar una nueva reunión​

  1. Inicie sesión en Connect Portal.
  2. Desde el menú izquierdo, seleccione Connect > Schedule Meeting.
  3. Haga clic en el botón + en la esquina superior derecha para comenzar a programar una nueva reunión.

Botón para programar nueva reunión

Figura 1. Programando una nueva reunión.

Editar una reunión​

  1. Ingrese un Tema para la reunión.

  2. Agregue participantes introduciendo sus direcciones de correo electrónico o seleccionándolos de su lista de contactos.

  3. Si desea enviar invitaciones automáticas al calendario, active la opción Enviar Invitación a Sí. Esto notificará a los participantes y agregará la reunión a su calendario.

  4. Establezca la Fecha y Hora para especificar cuándo tendrá lugar la reunión.

  5. Para reuniones periódicas, elija una Frecuencia. Puede seleccionar entre las siguientes opciones:

    • Diaria: La reunión se programará todos los días a la misma hora.
    • Semanal: La reunión se repetirá semanalmente en el mismo día y hora.
    • Trimestral: La reunión tendrá lugar cada tres meses.
    • Personalizada: Permite especificar los días exactos de la semana en los que se repetirá la reunión.

    Frecuencia

    Figura 2. Eligiendo la frecuencia de la reunión.

  6. Opcionalmente, active la Sala de espera para mayor seguridad. Esta función requiere que los participantes sean aprobados antes de unirse a la reunión, asegurando que solo los participantes autorizados puedan ingresar.

  7. Para agregar la reunión a su calendario, active la opción Importar al Calendario para generar un archivo .ics.

  8. Una vez configurados todos los detalles, haga clic en Aplicar para guardar la reunión.

Reunión nueva

Figura 3. Editando una reunión programada.

nota

Activar Importar al Calendario descarga un archivo .ics, facilitando agregar la reunión a su aplicación de calendario preferida.

Filtrar el calendario​

El Connect Portal ofrece varias opciones de filtrado para ayudarle a gestionar sus reuniones de manera eficiente.

Filtrar por tipo de reunión​

Este filtro permite enfocarse en tipos específicos de reuniones, proporcionando una visión más clara de su agenda. Puede elegir mostrar:

  • Todas las reuniones: Visualiza todas las reuniones en las que participa, ya sea como anfitrión o invitado.
  • Reuniones hospedadas: Muestra solo las reuniones que ha creado o dirige.
  • Reuniones invitadas: Filtra las reuniones en las que participa como invitado.

Filtrar calendario

Figura 4. Filtrando el calendario por tipo de reunión.

Filtrar por período de tiempo​

También puede filtrar su calendario por períodos específicos:

  • Anual: Muestra todas las reuniones programadas durante el año.
  • Mensual: Visualiza las reuniones del mes en curso.
  • Semanal: Muestra las reuniones programadas para la semana.
  • Diario: Permite ver las reuniones del día.
  • Vista en lista: Presenta todas las reuniones en un formato de lista para facilitar la navegación.
  • Semana completa: Muestra un resumen detallado de las reuniones de toda la semana.

Filtrar calendario por período

Figura 5. Filtrando el calendario por período diario en vista lista.

Con estas poderosas herramientas de programación y filtrado, el Connect Portal simplifica la gestión de reuniones, ayudándole a mantenerse organizado y asegurar una colaboración productiva.